Rapport de stage secrétariat bureautique

« Rapport de stage SOMMAIRE DEDICAC……………………………………………………………………………………………………………….2 REMERCIEMENT…………………………………………………………………………………………………3 INTRODUCTION…………………………………………………………………………………………………4 I.

Présentation de la province de Khouribga…………………………………………6 II.

Organigramme de la province de Khouribga………………………………………8 III.

Perçu sur les différents divisions relevant………………………………………9  Division De La Ressources Humaines Et Moyennes Généraux A- Attribution de la Division :………………………………………………11 B – Personnel de la Division :…………………………………………………11 C -Organigramme de la division……………………………………………12 Travaux effectuées………………………………………………………………………………………………16 THEME : TECHNIQUE DE SECRETARIAT   Les Qualités d’un bon secrétaire ………………………………………………………………………20 Le cadre et les conditions du travail…………………………………………………………………22 CONCLUSION ……………………………………………………………………………………………………………………25 ANNEXEX……………………………………………………………………………………………………………………………26 Rapport de stage DEDICACE Je dédie ce rapport à tous les membres de ma famille, formateurs et formatrices et tous mes amis surtout à mon amie hicham et à toues les personnes qui m’ont aidée de prés ou de loin, en plus particulier les personnels de la Division De Ressources Humaines Et Moyen Généraux de la province de khouribga. Rapport de stage REMERCIEMENT Avant de détailler le contenu de ce rapport de fin de stage que j’ai effectué au sein de la province de Khouribga je tiens à remercier Monsieur le chef de service de Système D’information et de Communication (S.S.I.C) ainsi que toute personne qui a participé de manière directe ou indirecte au bon déroulement de mon stage. Rapport de stage INTRODUCTION Au cours de deuxième année Rapport de stage Rapport de stage I.

Présentation de la province de Khouribga  Situation géographique : La province de Khouribga a été crée le 11 juillet 1967, cette création a été lié à l’existence des plus important centre national de l’extraction des phosphates, ce qui encouragé une évolution démographique de la région et grâce à ces potentialités minières et ressources humaines et agricole a les appuis de développement économique et social, étant une activité entre deux importantes régions du Maroc la grande Casablanca et tadla. La province est devenue un siége administratif social et économique, qui peut participer à l’évolution de cette partie du royaume, la province et située au sud de Beni mellal, l’est de khénifra, nord de khemissete, l’ouest de la province de settat.  La population : La population totale de la province est estimée à 499 144 habitants dont : -326 674 urbains soit 65.4% - 172 470 ruraux soit 34.6%  principaux centres : Ville de Khouribga : 166 397 habitants Ville de Oued-Zem : 83 970 habitants Ville de Bejaad : 40 513 habitants Ville de Boujniba : 15 041 habitants  Découpage administratif : La province de Khouribga compte 31 communes (5 communes urbaines et 26 communes rurales), trois cercles et sept caïdats.  Collectivités urbaines : Municipalité de khouribga. Municipalité de oued zem. Municipalité de Boujniba. Municipalité de Hattane. Rapport de stage  CERCLE : • Cercle de Khouribga : - Caïdat OD Bhar Kbar : C.R Birmezoui - Boulanouar Lagfaf - Beni Iklaf. - Caïdat OD Bhar sgha: C.R Od abdoune - M’fassis Od Azzouz - El fokra. • Cercle de Oued-zem : - Caïdat beni Smir : C.R beni Smir. - Caïdat Smaala : C.R kasbat troch - Maadna Od fenane – Brakssa. - Caïdat Beni khairane : C.R Od ftata – Ait Ammar Gnadiz – Od boughadi. • Cercle de Bejaad: - Caïdat Od Youssef Beni Bataou : C.R Beni Batou – Beni Zrantel Boukhriss – OD gouaouch. - Caïdat Chougrane : C.R Chougrane - Tachrafet Ain kaicher – Rouached. Rapport de stage ORGANIGRAM Rapport de stage II.

APERCU SUR LES DIFERENTES DIVISIONS RELEVANT DU SECRETARIAT GENERAL DE LA PROVINCE Selon la hiérarchie de l’organigramme, on trouve : - Monsieur le Gouverneur de la province - Le cabinet de Monsieur le gouverneur - La division des affaires intérieures - Le secrétariat Général La province de Khouribga est composée de plusieurs Divisions dont les taches sont aussi bien multiples que complexes , aussi et compte tenu de la durée limitée de mon stage, j’ai effectué mon stage à la Division des Ressources Humaines est Moyennes Généreux  Division des Collectivités Locales (D.

C.

L) Cette division est chargée de suivre les activités des activités des collectivités locales, de les assister dans la bonne gestion, de leurs suivis conformément à l’esprit de la charte communale.  Division des Equipements et des Marchés (D.

E.

M.) La Mission de cette Division consiste en : L’élaboration des études techniques de projets à réaliser par la province et les communes ainsi que la coordination des études élaborées par les services extérieurs ou tout autre organisme publique ou privé.

Dans tous les cas cette coordination est justifiée par les plans d’aménagement, les programmes d’équipement de la province, ou par l’aménagement du territoire en général. La réalisation Matérielle, le suivi et le contrôle des travaux exécutés par la province et les Communes tant par marché que par voie de régie.  Division des affaires rurales (D.

A.

R) Cette division a pour mission de renforcer les actions des entreprises en faveur des communes rurales et de suivre et contribuer a résoudre autant que possible les problèmes qui se posent au monde rural, de l’amélioration des conditions de production de l’agriculture, de l’élevage et la forets du contrôle sur les termes collectivités. Rapport de stage  Service des Etudes.

de la Planification de la Coordination du Programmes de L’action Economique et du Contrôle (S.

A.

E) Ce service a pour mission de suivre les dossiers qui ont un caractère économique au niveau de la province.

Elle assure la coordination et le contrôle de l’action économique et sociale, elle est particulièrement chargée d’animer la vie économique et sociale.  Service du Budget et de la Comptabilité (S.

B.

C) Ce service a pour mission d’assurer la gestion du budget provincial et des crédits délégués.

Et la réception de matériel et mobilier acquis par la province et de veiller son entretient et sur son fonctionnement.  Service des Systèmes d’Information et de Communication (S.S.I.C) Ce service a pour tache la gestion du réseau informatique de la province. Rapport de stage  Division des Ressources Humaines et Moyenne Généraux ˜˜ A-Attribution De La Division Cette division a pour mission d’assurer la gestion de l’ensemble du personnel administratif et technique rémunère sur le budget général et provincial , les mouhtassibs et le personnel de la protection civile soit un effectif global de 509 fonctionnaires et agents repartis comme suit : E Budget général : 123 E Budget provincial : 341 E Personnel de la protection civile : 43 E Mouhtassibs :2 B- PERSONNEL DE LA DIVISION : L’encadrement de la division est assure par un administrateur principal chef de la division , assiste par deux administrateurs adjoint, deux techniciens de 2eme grade, un secrétaire principal , trois secrétaires , deux agents publics , un agent d’exécution temporaire et un agent de service temporaire . Rapport de stage L’ORGANISATION DE LA DIVISION SERVICE DU TRAITEMENT INFORMATIQUE ET ARCHIVES DP/4 Rapport de stage Cette division est composée d’un secrétariat et de quatre services : ˜ Service de documentation : dp/1 ˜ Service des effectifs et de recrutement : dp/2 ˜ Service de la gestion et fin des carrières : dp/3 ˜ Service de traitement informatique et archives : dp/4 ® SECRETARIAT : ^- Enregistrement du courrier arrivée ^- Ventilation du courrier entre les services ^- Suivi des instances. ^- Répartition et classement courrier. ^- suivi du courrier destine a la frappe. 1) SERVICE DE DOCUMENTATION : DP/ 1  Etude des besoins qualitatifs et quantitatifs en personnel  Documentation : Classement Des Textes, Circulaires Et Notes Portant Sur La Gestion Du Personnel et la tenue du secrétariat des commissions administratives paritaires régionales. 2) SERVICE DES EFFECTIFS ET DE RECRUTEMENT : DP/2  Tenue des tableaux d’emploi du budget provincial Rapport de stage Recrutement des fonctionnaires et agents (constitution des dossiers, établissement des fiches de renseignements, et compte rendu de prise et de cessation de service)  Proposition a la titularisation du personnel temporaire.  Contrôle du personnel (présence et permanence).  Mouvement du personnel titulaire et temporaire  Suivi des situations de détachement et de mise en disponibilité. 3) Service de la gestion et fin des carrières : dp / 3 P Propositions pour les changements de grade P Gestion des dossiers des allocations familiales et autres indemnités. P Suivi des conges de maladie, contre visite médicale, et accident de travail…etc. P Suspension et révocation des agents temporaires rémunères sur le budget provincial. P La tenue des dossiers de fin de carrière (retraite, décès, démission, révocation et licenciement). 4) SERVICE DU TRAITEMENT INFORMATIQUE ET ARCHIVES DP/4 Ä-établissement des imprimes a usage administratif nécessaires pour la gestion des ressources humaines (arrêtes, attestations de travail, décisions …) Ä- tenue des états concernant les positions des fonctionnaires et agents (départ en retraite, détachement, poursuite des études, maladie, personnel affecte à d’autres services…) Ä- tenue des états des fonctionnaires et agents relevant des collectivités locales affectes au secrétariat général de cette province. Ä- préparation et traitement du courrier et des différentes correspondances Rapport de stage Ä- tenue des états du personnel et suivi des affectations et des fonctions (chauffeurs, standardistes, techniciens en informatique, permanences, dactylographes, opérateurs…). Rapport de.... »