réorganisation du système de gestion dans une entreprise

PROGRAMME CHAPITRE I : l'entreprise en tant que système CHAPITRE II : l'entreprise, système ouvert : l'environnement de l'entreprise. CHAPITRE III : le sous-système approvisionnement. CHAPITRE IV: le sous-système financier ou la fonction financière. CHAPITRE V : le sous-système production. CHAPITRE VI : les sous système financier CHAPITRE VII : le sous système production CHAPITRE VIII : le sous système administratif 1033780252730CHAPII : L'ENTREPRISE, SYSTEME OUVERT : L'ENVIRONNEMENT DE L'ENTREPRISE. 00CHAPII : L'ENTREPRISE, SYSTEME OUVERT : L'ENVIRONNEMENT DE L'ENTREPRISE. INTRODUCTION L'entreprise ne peut être comprise indépendamment du milieu dans lequel elle vit. Elle est un système ouvert c'est-à-dire elle entretient des relations permanentes avec son environnement (ensemble des agents économiques qui sont en relation directe ou indirecte avec elle). DEFINITION DE L'ENVIRONNEMENT DE L'ENTREPRISE. Définition générale On désigne par environnement de l'entreprise, le milieu externe à l'entreprise qui influence son activité et qui reçoit aussi l'influence de l'entreprise. Vue la complexité de l'environnement et pour mieux cerner la notion de celui-ci, nous pouvons le définir selon plusieurs critères. Environnement défini par son cadre géographique. Il s'agit du champ d'exercice ou d'influence des décisions de l'entreprise. Son étendue dépend des possibilités qu'offre le marché et des moyens dont dispose l'entreprise. Ainsi on peut avoir : -Un environnement local : Exemple : salon de coiffure. -Un environnement national : Exemple : la LUMUSCO, TDE (Togolaise Des Eaux). -Un environnement international : exemple : les super marchés Environnement défini par son cadre socio-économique. Selon ce critère on distingue deux(2) types d'environnement : -L'environnement marchand (ou commercial) : C'est l'ensemble des partenaires de l'entreprise tels que les clients, les fournisseurs, les concurrents. - L'environnement non marchand : Il est constitué par les structures sociales et institutionnelles ayant un effet direct sur le fonctionnement de l'entreprise. Exemple : Etat, les grandes organisations, les associations. Environnement défini par ses composantes. Définition de « fait d'environnement « C'est un évènement qui se produit hors de l'entreprise, mais qui influence favorablement ou défavorablement son activité. NB - si un fait est favorable à l'entreprise il constitue une opportunité pour l'entreprise Exemple : subvention de l'entreprise, diminution des impôts Si un fait est défavorable à l'entreprise il constitue une contrainte ou menace pour l'entreprise Exemple : l'augmentation de la taxe, inondations, sécheresse Définition de « composante d'environnement « C'est l'aspect que peut prendre un fait d'environnement. Les différents types de composantes d'environnement : Composante politique C'est le fait lié aux décisions prises par le gouvernement ou les partis politiques. Exemple : le coup d'Etat, privatisation, nationalisation, ouverture ou fermeture de frontière. Composante économique C'est le fait lié aux décisions de politique économique Exemple : subvention, concurrence, fixation des prix, évolution des revenus, niveau de consommation, l'inflation, le protectionnisme, le libre échange.... Composante juridique C'est le fait lié aux actes juridiques qui règlementent la vie des entreprises. Exemple : condition de travail, les normes de fabrication, protection des inventions, licence des produits, statut, nature de l'activité, forme de société, droit fiscal..... Composante technologique Il s'agit des évènements liés aux innovations et aux inventions les modalités de production des entreprises. Exemple : l'informatisation, robotisation, l'invention, apparition de l'internet Composante sociale C'est la réaction des hommes face aux décisions de l'entreprise. Exemple : la grève, action syndicale, conflits sociaux, négociation sociale, situation de l'emploi, une démission. Composante culturelle C'est le fait liés à la civilisation ou à l'ensemble des moeurs ou au genre de vie d'un peuple. Exemple : un style de vie, les formes de communication, niveau d'éducation les coutumes, la religion..... Composante écologique C'est le fait lié à l'écologie ou à la protection de l'écosystème Exemple : la pollution, le réchauffement climatique..... Composante démographique C'est le fait liés à la variation de la population. Exemple : la naissance, le recensement, migration, répartition par sexe, classe d'âge, taux de mortalité ou de natalité.... Composante naturelle Ensemble des faits liés aux changements intervenus dans la nature Exemple : tremblement de terre, inondation, sécheresse, gaspillage de ressources naturelles Environnement défini par ses émetteurs. Définition de l'émetteur C'est un centre de décision externe à l'entreprise, mais qui a une influence sur elle. C'est aussi une source de fait environnementale. Exemple : les ménages, les administrations publiques ou privées, les institutions financières, les concurrents, l'extérieur Les ménages constituent une source d'approvisionnement ou facteurs de production pour les entreprises. Les entreprises font des dépôts, bénéficient d'une foule de services des institutions financières (prêts) et versent en contrepartie des intérêts, primes Les entreprises échangent avec l'extérieur en important et en exportant des biens et services. Remarque : Un émetteur est un auteur de fait d'environnement alors qu'une composante est l'aspect que peut prendre un fait d'environnement. Un fait d'environnement ne peut appartenir qu'à une seule composante Un seul émetteur peut être l'auteur de plusieurs faits d'environnements (Etat peut fermer les frontières ou augmenter les salaires) LES ETATS DE L'ENVIRONNEMENT ET LES ATTITUDES DE L'ENTREPRISE. Les états de l'environnement L'état de l'environnement est l'aspect (forme ou situation) que peut prendre l'environnement à un moment donné. L'environnement de l'entreprise peut connaitre des changements lents (faibles) ou brusques (forts), donnant lieu à quatre (4) états différentes. Ces dernières dépendent de : L'importance du changement : c'est l'ampleur du changement ou de la modification. La fréquence du changement : c'est le rythme auquel se produisent les modifications de l'environnement. Les quatre(4) états de l'environnement sont les suivants : L'environnement stable L'importance du changement et la fréquence du changement sont faibles. Dans ce cas l'environnement connait une situation durable et assurée Exemple : environnement des entreprises des bâtiments. L'environnement instable L'importance du changement faible et la fréquence du changement est forte. L'entreprise doit s'adapter à cet état. Exemple : environnement des industries automobiles. L'environnement transitoire L'importance du changement forte et la fréquence du changement est faibles. Exemple : environnement des entreprises des textiles. L'environnement turbulent. L'importance du changement et la fréquence du changement sont fortes. Cela est du à une évolution permanant de la recherche. La durée de vie des produits est très faible, rendant ainsi le coût d'adaptation très élevé. Importance du changement Fréquence du changement Faible Forte Faible STABLE TRANSITOIRE Forte INSTABLE TURBULENT Exemple : environnement des entreprises d'informatique, des moyens de communication. Les attitudes de l'entreprise face à son environnement. Face aux modifications de l'environnement, l'entreprise adopte des attitudes soit pour limiter l'ampleur s'il s'agit des contraintes soit pour l'intensifier s'il s'agit des opportunités. L'entreprise peut adopter trois attitudes différentes Une attitude passive (ignorer son environnement). Ceci est possible dans un environnement stable. Cette attitude est dangereuse car l'environnement est en permanente évolution et les conséquences seraient la perte de marchés, la perte de compétitivité, et même disparition de l'entreprise. Une attitude défensive :(s'adapter à l'environnement). L'entreprise essaie de connaitre son évolution, ceci lui permettra de tenir compte de nouvelles contraintes et de saisir les opportunités. Cette attitude est mieux pour la survie de l'entreprise et nécessite une structure flexible (souple). Une attitude offensive (anticiper ou provoquer le changement). Pour ce faire, l'entreprise se fait une idée des changements futurs et devance des évènements. Elle peut provoquer des changements qu'elle oriente à sa faveur. Cette stratégie est meilleure mais nécessite d'importants moyens. Les interactions entre l'entreprise et son environnement. Les relations entre l'entreprise et l'environnement sont interactives parce qu'ils s'influencent réciproquement Les actions de l'entreprise sur l'environnement Ces actions peuvent être induites ou délibérées Les actions induites de l'entreprise Ce sont des changements liés à l'activité normale de l'entreprise Exemple : Pollution de l'air et de l'eau, L'inflation, dégradation des sites géographiques Innovation conduisant à l'exploitation industrielle et commerciale, la croissance et le niveau de l'emploi. Les actions délibérées de l'entreprise sur l'environnement. Elles sont de nature à influencer l'environnement au profit de l'entreprise et sont provoquées par l'entreprise. Exemple : La publicité et la promotion de vente L'élimination de la concurrence (fusion, absorption) Les actions sur les pouvoirs publics (subvention, allégements, fiscaux). Réaction de l'entreprise aux modifications de l'environnement. L'environnement peut avoir des effets négatifs (contraintes) ou bénéfiques (opportunités) sur l'entreprise. Face aux contraintes (augmentation des impôts, interdiction de vendre un produit par l'Etat) l'entreprise doit chercher à s'adapter ou prendre de nouvelles décisions pour limiter la portée des changements remarqués. Face aux opportunités (subvention de l'Etat, apparition d'un nouveau marché...), elle peut chercher à les favoriser ou intensifier sa force pour tirer le maximum de profit. CONCLUSION L'entreprise doit non seulement avoir une bonne relation avec son environnement mais elle doit aussi savoir s'approvisionner. CHAPITRE II : LE SOUS SYSTEME APPROVISIONNEMENT INTRODUCTION La rentabilité de l'entreprise dépend en grande partie des choix réalisés lors de l'acquisition des marchandises, des biens de production ou des services nécessaires à son bon fonctionnement. DEFINITION ET OBJECTIF. Définition L'approvisionnement se définit comme l'ensemble des opérations qui mettent à la disposition de l'entreprise au moment opportun et à moindre coût tous les biens de qualité et en quantité dont elle a besoin et qu'elle doit se procurer à l'extérieur pour assurer la continuité de son fonctionnement. Ainsi défini, la fonction approvisionnement assume deux (2) activités principales : les achats et les stocks. Objectifs On a : L'objectif de prix : les achats doivent être faits aux moindres prix ou aux juste prix. L'objectif de qualité : l'entreprise doit s'assurer de la qualité et notamment de la fiabilité des produits à acheter. L'objectif de coûts : l'entreprise doit s'efforcer pour minimiser les couts liés au passage des commandes et au stockage. L'objectif de sécurité : la continuité des approvisionnements doit être assurée en dépit d'éventuelles perturbations pouvant intervenir au niveau des fournisseurs (retard de livraison ou livraison défectueuse) permettant à l'entreprise de fonctionner sans à coup (sans rupture de stock). NB : ces objectifs peuvent être regroupés en deux (2) principaux : Objectif de rentabilité (prix, qualité et cout). Objectif de sécurité LES ACHATS Définition de l'achat L'achat désigne l'échange de flux financier contre des les flux des biens te services (flux réels). Il est assumé par un service des achats mise en place dans l'entreprise. Le service des achats Qualités du personnel du service des achats. Il existe trois (3) types : Qualités humaines Le personnel doit avoir un esprit critique, une probité morale, il doit être disponible, dynamique, pondéré et discret. Qualités commerciales Le personnel doit être curieux, cultivé, avoir le flair, la capacité de négociation, les connaissances économiques et juridiques Avoir le flair = avoir de l'intuition. Qualités techniques Avoir de bonnes connaissances techniques et technologiques. Organisation du service des achats Elle se fait de deux (2) manières : Centralisation des achats C'est quant l'entreprise opte pour une unique direction d'approvisionnement Avantages : Homogénéité des produits Fort pouvoir de négociation voire de domination Gestion économique efficace et simplifiée des stocks. Inconvénients : Délais de livraison allongée Non maitrise des besoins spécifique de chaque unité Frais de transport supplémentaires Décentralisation des achats C'est quand chaque succursale (unité) a son propre service d'approvisionnement Avantages Raccourcissement des délais d'approvisionnement Satisfaction des besoins spécifiques de chaque unité Réduction des couts de transports Sécurité de l'approvisionnement Inconvénients : Hétérogénéité des produits Manque de domination vis-à-vis des fournisseurs Risque d'augmentation des prix d'achats des produits Risque de déviation des politiques générales des approvisionnements de l'entreprise Difficultés d'embauche des acheteurs qualifiés NB : Pour éviter les inconvénients de l'une et de l'autre formule, beaucoup d'entreprises ont adopté un système mixte  Centralisation-décentralisation ou Centralisation mixte ou décentralisation mixte Parfois, les achats sont décentralisés mais un service central joue le rôle de conseillé vis-à vis des services des achats des différentes unités. Le processus d'achat Il se déroule en plusieurs phases, mais généralement on retient six (6) : Identification des besoins Le besoin d'achat peut provenir du cycle normal d'approvisionnement. Il s'agit des besoins réguliers ou ordinaires, et sont exprimés sur un document appelé état des articles à commandés ou demande d'achat ou réquisition d'achat. Le besoin d'achat peut provenir également des besoins urgents à satisfaire nécessitant ainsi une commande spéciale. Recherche et choix du ou des fournisseurs Recherche du ou des fournisseurs Elle s'opère à partir de deux (2) type de documents : Documents externe à l'entreprise : Journaux spécialisés, catalogue, annuaires téléphoniques. Documents interne à l'entreprise Fiches des produits, fiches de fournisseurs On peut aussi procéder par appel d'offre (annonce insistant les entreprises intéressées par le marché à faire parvenir leur offre à l'entreprise dans un dossier de soumission). Choix du ou des fournisseurs Ce choix repose sur la qualité, le prix, le respect des délais de livraison, les modalités de payement, le sérieux du fournisseur, le désire de collaboration avec la clientèle, la situation financière de l'entreprise.... Le choix se fait après une comparaison au moyen d'un document interne appelé tableau de comparaison des offres ou tableau de collationnement. Présentation du tableau de collationnement. critère fournisseur prix Quantité Condition de livraison Condition payement ......... observation A B C Conséquences du choix du ou des fournisseurs. Fournisseur unique C'est une unicité de source d'approvisionnement Avantages Homogénéité des livraisons Meilleurs prix à cause des remises Frais de transport réduits Délais facile à surveiller Situation de clients privilégiés Bonnes relations Inconvénients Risque de routine et de non évolution de la qualité Risque d'abus de la part du fournisseur Risque de dépendance vis-à-vis du fournisseur Fournisseurs multiples C'est une diversification des sources d'approvisionnement. Avantages Risques limités Liberté entière de l'acheteur Possibilité de combiner les livraisons Possibilités d'obtenir des biens de bonnes qualités et de bons services grâce à la concurrence des fournisseurs Inconvénients Délais difficile à contrôler (surveiller) Frais de transport élevés Hétérogénéité des livraisons Perte d'avantages de clients privilégiés Négociations et commandes Le choix du ou des fournisseurs n'entraine pas toujours la réalisation de l'achat. Un bon entrepreneur doit négocier d'abord avant de voir s'il peut ou ne pas faire la commande La négociation C'est une importante étape du processus d'achat. Elle a pour objet de discuter des conditions définitives d'achat (fixation des modalités, détermination des prix, condition et délais de livraison....) La commande C'est la phase d'engagement de l'acheteur. La commande est une demande ou un ordre de livrer des marchandises. Elle est toujours passée par lettre ou au moyen d'un imprimé spécial appelé bon ou bulletin de commande. Si elle est faite autrement (par exemple téléphone) il est de règle de la confirme par écrit et sur un imprimé spécial ou par simple lettre claire, précise et signée. Suivie et relance de la commande Après avoir reçu un bon de commande retourné par le fournisseur et qui sert d'accuser de réception de la commande, l'acheteur doit suivre la commande et s'il n'y a pas respect de délais de livraison, il relance rapidement la commande. Ceci suppose donc une surveillance des délais de livraisons à partir d'un planning (fournisseur multiples) ou d'un échéancier (fournisseur unique) établi par l'entreprise. Réception et contrôle des marchandises A la livraison de la commande un certain nombre de contrôle s'impose. Le contrôle quantitatif : il est assuré par le service chargé de la réception ou des responsables du magasin. Le contrôle qualitatif : effectué par les opérateurs de vérification ou test au sein de l'entreprise ou par les organismes spécialisés. Il en résulte un bordereau de réception établi par le magasinier et sur lequel figure les quantités livrées, leurs poids, l'état des emballages, les anomalies ou défectuosités constatées. Généralement les marchandises livrées sont accompagnées d'un bon de livraison établi par le fournisseur. Un contrôle croisé s'effectue à partir du bon de commande, du bon de livraison et du bordereau de réception pour voir s'il y a concordance. Vérification de la facture A la réception de la facture du fournisseur, le comptable a le devoir de vérifier si les conditions mentionnées ont été respectées. A ce niveau, il s'impose une comparaison entre bon de commande, bon de livraison et facture pour voir si les quantités ont été facturées conformément aux prix convenus. Remarque : Ces étapes peuvent être regroupées en deux (2) groupes. Préparation des achats (1 et 2) Exécution des achats (3, 4, 5 et 6). Tableau de synthèse du processus d'achat et les documents relatifs Processus d'achat Documents relatifs 1. identification des besoins Demande d'achat, réquisition ou bon d'achat 2. recherche et choix du ou des fournisseurs Appel d'offre, fichiers articles, fichiers fournisseurs, catalogues, annuaires téléphoniques, tableau de collationnement 3. négociation et commande Bon de commande, bulletin de commande 4. suivi et relance de la commande Accusé de réception 5. réception et contrôle de la livraison Bon de livraison, bon de réception 6. vérification de la facture Facture Les stocks Définition Le stock est l'ensemble des marchandises accumulées en attente d'etre transformées ou vendues. Organisation matérielle et administrative Son objectif est de faciliter les livraisons à effectuer ou à prendre. Organisation matérielle du magasin de stockage. objectifs Elle consiste à Prendre des dispositions qui permettent de protéger les stocks contre l'incendie, le vol, la détérioration, l'inondation, la chaleur, l'humidité... Affecter les emplacements appropriés aux articles stockés Exploiter totalement aussi bien en hauteur qu'en surface le magasin de stockage Bien choisir le magasin de stockage par rapport au lieu d'utilisation des marchandises Minimiser les manutentions et faciliter l'acc...