achat/vente

Comment analyser le processus achat/vente de biens et de services ? I. Les documents liés au cycle d’exploitation 1. Le cycle d’exploitation Le cycle d’exploitation représente l’ensemble des opérations de l’activité productive de l’entreprise depuis la détection du besoin du client jusqu’à sa satisfaction. Il regroupe toutes les opérations d’achat et de vente nécessaires à son activité économique. Pour vendre, l’entreprise doit au préalable acheter. Exemples. 1) Une entreprise qui commercialise des vêtements doit au préalable constituer un stock important en vêtements de différentes tailles et de différents modèles afin d’offrir à ses clients un choix suffisant. Son cycle d’exploitation peut se représenter de la façon suivante : Achat de vêtements / Renouvellement du stock Stock Mise en rayon Ventes Achat de vêtements / Renouvellement du stock Stock Mise en rayon Ventes 2) Une entreprise qui produit des pièces métalliques à la commande doit au préalable s’approvisionner en matières premières. Commande client Achat de matières premières Production Ventes Stock Stock Commande client Achat de matières premières Production Ventes Stock Stock 3) Une entreprise prestataire de services doit au préalable acheter des fournitures. Commande client Ventes Achat de fournitures Commande client Ventes Achat de fournitures Le cycle d’exploitation fait que les achats précèdent les ventes. Cette situation implique un décalage de trésorerie, le règlement des achats intervenant généralement avant l’encaissement des ventes. Achat Vente Encaissement des ventes Règlement des achats Achat Vente Encaissement des ventes Règlement des achats Les documents liés au cycle d’exploitation sont, d’une part, les documents commerciaux et, d’autre part, les documents relatifs aux règlements. 2. La diversité des documents du processus achat/vente a) La chronologie des événements liés à la facturation Le client cherche le fournisseur le plus compétitif grâce à des demandes de devis puis il conclut la vente. Celle-ci correspond à un flux physique de biens ou de services qui a pour origine le fournisseur et pour destination le client. Il se peut qu’à la livraison, des problèmes apparaissent sur la nature ou l’état des biens livrés ou des prestations fournies. La facture peut aussi receler des erreurs. Le client formule alors une réclamation auprès de son fournisseur. La réclamation est suivie de l’établissement d’un avoir par le fournisseur qui symbolise un nouveau flux physique dont l’origine est le client et le destinataire est le fournisseur. L’avoir rectifie les relations commerciales constatées dans la facture. Il est établi en faveur du client. Enfin, le client effectue le règlement, qui peut se faire au comptant, c’est-à-dire au moment de la facturation, ou intervenir plus tard, en fonction des délais accordés par le fournisseur. Chez le client Chez le fournisseur Enregistrements comptables De la demande du client à la facturation de la vente 210185344805Acceptation du devis / Rédaction d’un bon de commande 00Acceptation du devis / Rédaction d’un bon de commande 1847851849755Réception de la livraison, de la facture et signature du bon de livraison 00Réception de la livraison, de la facture et signature du bon de livraison 14478056515Demande de devis 00Demande de devis 1551305151765001558925-63500 15735308763000 Arrivée du flux physique 6489702857500 158623017272000 156527514478000 center61595Réalisation du devis 00Réalisation du devis 21399528575Réception de la commande 00Réception de la commande 8439159461500 3302079375Traitement de la commande et livraison 00Traitement de la commande et livraison Départ du flux physique 21399592075Édition du bon de livraison et de la facture 00Édition du bon de livraison et de la facture 21463031115Réception du bon de livraison 00Réception du bon de livraison À ce stade, les factures de doit sont les seuls documents à enregistrer au journal de l’entreprise. Elles symbolisent le flux physique. Le flux physique de biens ou de services part de chez le fournisseur pour arriver chez le client. Enregistrement de la facture d’achat chez le client Enregistrement de la facture de vente chez le fournisseur ENREGISTREMENTS COMPTABLES Chez le client Chez le fournisseur Enregistrements comptables Le traitement des réclamations éventuelles du client Départ du flux physique 213360107950Réclamation 00Réclamation 7943853111500 21336052070Réception de la facture d’avoir 00Réception de la facture d’avoir 15220958445500 Arrivée du flux physique 15875105410Traitement de la réclamation 00Traitement de la réclamation 21463033020Édition d’une facture d’avoir 00Édition d’une facture d’avoir Le flux lié à la réclamation est à destination du fournisseur, à l’image d’un retour de livraison. L’avoir modifie la relation, il s’enregistre en comptabilité. Enregistrement de l’avoir chez le client Enregistrement de l’avoir chez le fournisseur ENREGISTREMENTS COMPTABLES Le règlement du client Départ du flux monétaire 21336098425Chèque, espèces, virement… 00Chèque, espèces, virement… 7943852540000 213995274955Réception du règlement 00Réception du règlement Arrivée du flux monétaire Le flux monétaire est à destination du fournisseur. Tout flux monétaire s’enregistre au journal de l’entreprise. Enregistrement du règlement chez le client Enregistrement de l’encaissement chez le fournisseur ENREGISTREMENTS COMPTABLES b) Les documents commerciaux nécessaires à une bonne gestion L’entreprise doit gérer ses commandes clients ainsi que ses approvisionnements auprès de ses fournisseurs. Elle doit déclencher à temps sa production pour satisfaire les exigences de ses clients sans se trouver en rupture de stock. Le devis permet au client de connaître le prix de la prestation de services ou du bien et de comparer les offres des différents fournisseurs. Tant qu’il n’est pas signé par le client, il n’engage que le fournisseur. Aucune production n’est lancée à ce stade. L’entreprise se trouve en situation de concurrence et peut être amenée à revoir les conditions qu’elle a fixées, notamment celles liées au prix, aux délais ou à la qualité. Le bon de commande permet au fournisseur de déclencher la production. Il matérialise le contrat de vente. Un devis signé du client peut également matérialiser le contrat de vente. Le bon de livraison est signé par le client. Il établit la preuve de la délivrance du bien. c) Les documents commerciaux obligatoires La facture est le seul document obligatoire du cycle d’exploitation. Il existe deux types de facture : les factures de doit et les factures d’avoir. Seuls ces documents s’enregistrent en comptabilité. • La facture de doit Il s’agit du seul document obligatoire du processus d’achat/vente. Elle est établie par le fournisseur en deux exemplaires : l’un est destiné au client, l’autre est conservé par l’entreprise. La facture doit faire l’objet d’un enregistrement comptable chez le client en tant qu’achat, et chez le fournisseur en tant que vente. La facture est une pièce justificative au niveau juridique. Elle atteste de la vente réalisée avec le client et en chiffre le montant. En tant que document obligatoire, son formalisme est précis et un certain nombre de mentions sont rendues obligatoires par le Code de commerce. Une fois établie, elle ne peut pas être modifiée. 4514215669290Identification du client 00Identification du client 4151630805180003729355354965004513580337185Date et n° de facture 00Date et n° de facture 19050001327150045123105715Identification du fournisseur 00Identification du fournisseur L’émetteur du document est le fournisseur, il figure en haut à gauche du document. Exemple. Le document ci-dessus permet d’analyser les rapports commerciaux entre les partenaires. Il s’agit d’une vente pour la société Avenir et d’un achat pour l’entreprise Home Diffusion. Outre l’identification des partenaires, de la date et du numéro de facture, ce document comptable mentionne de façon obligatoire : – la quantité de biens et leur dénomination précise ; – le prix unitaire hors taxes (HT), les réductions commerciales accordées, le montant net commercial (net de toute remise commerciale) ainsi que le montant et le taux de TVA applicable ; – la date de règlement ; – le montant net à payer, c’est-à-dire la somme due par le client. • La facture d’avoir Elle est établie par le fournisseur en faveur du client, notamment lorsque ce dernier retourne le bien acheté ou qu’il y a eu une erreur de facturation. Elle permet de constater la modification de la relation formalisée par la facture de doit et permet une annulation partielle ou totale de la vente initiale. Les mentions obligatoires sont les mêmes que pour la facture. Cependant, le document doit clairement indiquer qu’il s’agit d’un avoir et que le montant total est en faveur du client. Exemple (suite). Le document ci-dessus permet d’analyser la modification des rapports commerciaux entre les entreprises. La société Avenir établit un avoir à Home Diffusion en raison d’un retour de deux tables de chevet. Le document est intitulé « Avoir » et indique le montant diminuant sa dette en « Net à votre crédit ». La dette envers le fournisseur est la suivante : 1 938,72 – 107,64 = 1 831,08 €. d) La diversité des documents de règlement Les documents diffèrent selon le mode de règlement. Les règlements en espèces sont constatés par des pièces de caisse. Les règlements par la banque peuvent être constatés par : – les chèques et les remises de chèques ; – les virements lorsque l’ordre de paiement émane du débiteur ; – les prélèvements lorsque l’ordre de paiement émane du créancier ; – les titres interbancaires de paiement (TIP) que le fournisseur adresse au client en même temps que la facture et que le client doit retourner signé. Exemple (suite). Home Diffusion règle la somme due à son fournisseur le 15 juin par chèque. Le montant du chèque est de 1 831,08 €. Il solde la dette envers la société Avenir. II. La taxe sur la valeur ajoutée 1. Définition La TVA est un impôt indirect qui frappe la consommation finale. Cette taxe est collectée par l’entreprise auprès de ses clients pour être reversée à l’État, déduction faite de la TVA qu’elle a payée à ses fournisseurs. Le montant ainsi que le taux de TVA figurent de façon obligatoire sur les factures. 2. Le mécanisme de la TVA L’entreprise est un collecteur d’impôt, elle facture la TVA sur les ventes. Cependant, dans la mesure où elle-même acquiert des biens et des services, elle est en droit de déduire de la TVA collectée, la TVA qu’elle règle à ses fournisseurs. Ainsi, la TVA à reverser à l’État prend en compte la TVA collectée auprès des clients et la TVA déductible sur les achats. TVA collectée 215519018224500– TVA déductible sur achats = TVA à reverser à l’État Exemple. Une entreprise commercialise des meubles. Elle vend pour 10 000 € HT de marchandises pendant le mois. Dans le même temps, elle achète auprès de l’ensemble de ses fournisseurs pour 6 000 € HT. L’ensemble des opérations est taxé à 19,60 %. TVA collectée auprès des clients : 10 000 × 19,60 % =1 960 € 342836516192500– TVA déductible sur les achats : 6 000 × 19,60 % =– 1 176 € = TVA à reverser à l’État 784 € III. Le coût d’entrée d’un bien ou d’un service Le coût d’entrée, encore appelé « coût d’achat », ne prend pas en compte la TVA mentionnée par la facture. Il doit être net de toutes réductions commerciales et tenir compte des frais accessoires comme les frais de livraison ou de transport. 1. Les réductions commerciales L’entreprise peut bénéficier de réductions commerciales telles que les rabais obtenus en cas de défaillance du fournisseur (retard de livraison, biens défectueux ou abîmés), les remises (réductions liées à une commande en nombre) ou les ristournes (réductions obtenues sur les quantités commandées sur une période). Ces réductions sont mentionnées sur la facture et, selon le plan comptable général, le coût d’acquisition doit être déterminé toutes déductions déduites. Seul le montant net commercial doit être pris en compte dans la détermination du coût d’entrée. 2. Les frais accessoires sur achat Il s’agit principalement des frais de transport mais ils peuvent également correspondre à des frais d’assurance ou de rémunération d’intermédiaires. Ils augmentent le coût d’entrée. Le coût d’entrée doit être clairement identifié par l’acheteur afin de permettre le calcul de la marge et de ne pas vendre à perte. Exemple. Home Diffusion a acheté à son fournisseur, la société Avenir, des marchandises le 12 mai N. Le coût d’entrée est le suivant : Facture de doit – Achat de marchandises (net commercial)1 546 € Frais de transport75 € 355155515875000Retour de marchandises– 90 € Coût d’entrée net1 531 € Les biens achetés ne pourront être vendus à un prix inférieur à ce coût d’entrée, sauf à dégager une perte pour Home Diffusion. IV. Les principes de l’enregistrement comptable 1. Les comptes Le plan comptable général définit un certain nombre de comptes selon leur nature pour les enregistrements. Toute facture s’enregistre en comptabilité, en tant qu’achat chez le client et en tant que vente chez le fournisseur. Les comptes les plus fréquents pour les achats sont les suivants : Achats stockés de matières premières Achat de biens entrant dans la composition d’un produit fabriqué par l’entreprise Achats stockés d’autres approvisionnements Achat de biens que l’entreprise stocke Achats de marchandises Achat de biens que l’entreprise achète et revend sans transformation Achats non stockés de matières et fournitures Achat de fournitures tels que les consommables de bureau, l’eau ou encore l’énergie Transport sur achats Pour les frais accessoires de transport Locations Pour la location de biens immobiliers lorsque l’entreprise n’est pas propriétaire de ses locaux ou encore si elle loue des biens mobiliers Entretien et réparation Pour l’entretien d’un véhicule, d’une machine ou pour le local de l’entreprise TVA sur autres biens et services Pour le montant de TVA indiqué sur la facture. Cette TVA est déductible. Fournisseur Pour le montant total à payer indiqué sur la facture Les comptes, déterminés par le plan comptable général, relatifs aux ventes dépendent du type d’activité de l’entreprise. Ventes de produits finis Activité de production de biens nécessitant la transformation de matières premières Ventes de prestations de services Activité de prestataire de services Ventes de marchandises Activité commerciale : vente de biens achetés sans transformation Ports et frais accessoires facturés Pour les frais facturés sur la facture TVA collectée Pour le montant de TVA indiqué sur la facture Clients Pour le montant total à payer indiquer sur la facture 2. L’enregistrement comptable des factures de doit La facture de doit matérialise un flux physique de biens ou de services. • Règles de comptabilisation Toutes les écritures doivent obligatoirement être équilibrées : DÉBIT = CRÉDIT. L’achat et la vente s’enregistrent hors taxes et net de toute remise commerciale. Les réductions commerciales (rabais, remises, ristournes) ne s’enregistrent pas en comptabilité. Les frais accessoires, lorsqu’ils existent, s’enregistrent dans un compte spécifique. La TVA est déductible pour le client et elle est collectée pour le fournisseur. Les comptes « Clients » et « Fournisseurs » sont des comptes réciproques. Pour une même opération, le « net à payer » figure au débit du compte « Clients » dans la comptabilité du fournisseur et au crédit du compte « Fournisseurs » dans celle du client. • Analyse emploi/ressource – Dans la comptabilité du client (enregistrement d'un achat) La ressource est le fournisseur pour l'acheteur ; elle permet l'achat grâce à l'octroi d'un délai de paiement. Le net à payer s’enregistre au crédit du compte fournisseur. Le client a une dette vis-à-vis de son fournisseur. L’ensemble des éléments facturés figure au débit des comptes de charges par nature et de TVA déductible. Cet ensemble est l'emploi de la ressource, c'est-à-dire la façon dont est utilisé l'emploi. – Dans la comptabilité du fournisseur (enregistrement d'une vente) La vente est une ressource pour le vendeur. Les comptes de ventes et le compte de TVA collectée figurent au crédit. La ressource est employée par le client, le net à payer s’enregistre donc au débit de son compte. Le compte « Client » est débiteur à l’issue de la vente. Le fournisseur a une créance sur son client. • Schéma d’écriture de facture de doit Chez le client (l’achat) Éléments de la facture Chez le fournisseur (la vente) 164401552895500166751016700500211074041338500185039047434500 10699757620000Net à payer 300990190500008096257048500Frais 8185159271000TVA -10160381000Net commercial 202565072199500207010035941000 3. L’enregistrement comptable des factures d’avoir L’avoir constate une modification de la relation commerciale en faveur du client (retour de biens achetés ou erreur commise dans la facturation). Il s’analyse comme une annulation partielle ou totale de la vente initiale. En conséquence, les flux s’inversent par rapport à ceux de la facture initiale. Les comptes « Clients » et « Fournisseurs » étant réciproques, la facture d’avoir, établie en faveur du client, constate : – une diminution de la dette vis-à-vis du fournisseur dans la comptabilité du client ; – une diminution de la créance dans la comptabilité du fournisseur. • Analyse emploi/ressource Dans la comptabilité du client, l’annulation partielle ou totale de l’achat est la ressource qui permet de diminuer la dette due au fournisseur et constatée par la facture ; elle apparaît donc au crédit. Les comptes d’achats et de TVA déductible sont donc crédités avec pour contrepartie le débit du compte « Fournisseurs » qui correspond à l’emploi de la ressource. Dans la comptabilité du fournisseur, la ressource constatée lors de la vente doit être annulée pour tout ou partie. Il convient donc de débiter les comptes de ventes et de TVA collectée. La créance sur le client est diminuée par le crédit du compte client. Chez le client Chez le fournisseur • Schéma d’écriture de l’avoir pour retour